Subsecretaria de Gestión de Recursos Físicos y Servicios Generales
Son funciones de la Subsecretaría de Gestión de Recursos Físicos y Servicios Generales, las siguientes:
- Elaborar, ejecutar y hacer seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones - PAA, así como liderar el proceso de supervisión e interventoría de las adquisiciones requeridas por el Municipio.
- Coordinar con las diferentes Dependencias, la aplicación y el registro de los criterios de selección, seguimiento y evaluación de los proveedores de bienes y servicios, dentro del marco de los sistemas de gestión vigentes en la entidad.
- Ejercer control sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y organizacionales por parte de los proveedores de bienes y servicios de la entidad, dentro del marco del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
- Gestionar las actividades necesarias para la compra oportuna de bienes y servicios generales requeridos por las Dependencias de la entidad para su operación.
- Adelantar las gestiones necesarias para el pago oportuno de los servicios públicos y generar e implementar las políticas de austeridad establecidas.
- Aplicar y controlar los procedimientos establecidos frente al ciclo de vida de los activos fijos de la entidad, garantizando su disponibilidad para el uso efectivo en los procesos y el logro de sus resultados.
- Desarrollar las actividades requeridas para la administración de inventarios del Municipio.
- Vigilar el correcto uso y funcionamiento de los bienes y servicios provistos por la administración, para sus Dependencias, funcionarios y contratistas.
- Desarrollar, Implementar, mantener y actualizar la base de datos de los proveedores del Municipio
- Ejecutar los procedimientos y Planes en materia de administración, mantenimiento, protección y uso de los bienes muebles e inmuebles fiscales que son propiedad del Municipio.
- Proporcionar de manera oportuna y resolutiva, a las diferentes Dependencias, los servicios generales a que haya lugar para responder a sus necesidades en cumplimiento de los procesos y misión institucional.
- Implementar, mantener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión.
- Implementar y mantener las estadísticas e indicadores para facilitar el seguimiento, el control y toma de decisiones, así como la presentación de los informes respectivos.
- Realizar la presentación de informes de labores, informes de gestión y de rendición de cuentas de la dependencia.
- Administrar el riesgo de los procesos a su cargo.
- Direccionar la implementación, mantenimiento y mejora de los sistemas de información que se utilizan en la Subsecretaría, en coordinación con la Dirección de TIyC (tecnología, innovación y ciencia), para la adecuada prestación del servicio.